Federico de las Casas
Operations Director
1. Entender dónde estás en este momento. Este es, probablemente, el paso más importante. Muchas acciones se toman sin entender qué es lo que realmente está pasando, el porqué de la situación de hoy. Avanzar sin entender sería como escoger una medicina sin saber cuál es la enfermedad. Ve al Gemba, mira que pasa y entiende porqué, antes de querer cambiarlo.
2. Definir dónde quieres estar en el futuro, tu meta, y para cuándo. Otro motivo por el que no llegaré a mi destino es, sin duda, no saber cuál es. Por eso, es importante definir ese destino de manera que todos lo entiendan. Hay casos en que la meta es muy concreta y clara, por ejemplo, doblar las ventas para el siguiente año, y otros en que es más “aspiracional”, así que debe describirse de modo que sea inspiradora, como por ejemplo convertirse en los mejores proveedores de un servicio particular de todo el país. Sin embargo, en este segundo caso debes asegurar de detallar de manera objetiva y medible qué indicadores te dirán si llegaste a la meta y además comenzar entendiendo la brecha de estos versus la situación actual. No debes avanzar más hasta saber que puedes medir o definir objetivamente lo que se considerará éxito.
3. Decidir qué estrategia o estrategias usarás para cerrar la brecha o diferencias encontradas; es decir, definir tu plan. Nos toca decidir la estrategia o plan para lograr la meta. Esto dependerá mucho de cada caso, pero siempre es bueno “escuchar”. Escuchar a los clientes, a los usuarios, a los trabajadores, a los expertos, etc. y luego decidir cuál se cree que es el mejor camino. En proyectos que involucran a mucha gente y un largo viaje, un tema importante es considerar qué reconocimiento se le dará a los que van haciendo la diferencia durante el camino y al alcanzar la meta.
4. Desarrollar o dividir el plan en pasos y roles administrables. Asumiendo que este cambio es algo complejo, debemos dividirlo en partes administrables, tal vez con hitos celebrables a lo largo del tiempo, asignar responsabilidades y —muy importante— definir quién será el líder o accountable del proyecto entero (ver mi artículo al respecto).
5. ¡Comenzar! Suena muy obvio, pero igual hay que considerarlo relevante, porque suele aparecer cierta inercia inicial que romper para empezar, en especial cuando el camino no será fácil o divertido, como en el caso de la dieta que siempre quiero comenzar… mañana.
6. Monitorizar o monitorear el ritmo de avance y desviaciones versus el plan y el objetivo. Este es, probablemente, el segundo paso más importante. Hay un dicho militar que sostiene: “Ningún plan soporta el contacto con el enemigo”. Algo cambiará, algo no vimos, algo se nos olvidó. Por eso, debemos definir cómo se hará el seguimiento del avance, quién lo hará y con qué frecuencia. El accountable es, finalmente, el que debe dar la alarma si nos estamos desviando del objetivo o estamos yendo a un ritmo no deseado. Muy importante es no engañarnos: acción no es lo mismo que progreso. Si bien debemos medir el avance del plan mismo, o sea, si estamos cumpliendo con implementar las acciones acordadas, también, y más importante, debemos medir si estamos o no acercándonos a la meta. Por ejemplo, si el proyecto era para mejorar la moral de un área, debemos examinar si estamos implementando los cambios propuestos pero, sobre todo, si la moral va subiendo y al ritmo que queremos.
7. Ajustar el plan según los aprendizajes de la monitorización u otras enseñanzas que surjan en el camino. Este es lo que asegura el éxito: corregir lo necesario para seguir en rumbo. Estas correcciones vienen mayormente de los aprendizajes del paso anterior, pero también de información nueva que pueda llegarnos por otras fuentes en medio del proyecto. Aquí es fundamental no casarse a ciegas con el plan y no dejar de ver lo que la data y la ruta nos están diciendo. Lo que haya que corregir, cambiar, mejorar, incluir o detener del plan se debe hacer para llegar a la meta; por eso es tan importante tener dicha meta clara y muy presente. He visto compañías tan comprometidas con el lanzamiento de un producto nuevo que se volvieron ciegas a que el objetivo era vender más y no hacer el lanzamiento. Cuando en el camino algo anunciaba que el objetivo no se lograría, se ignoraba, probablemente debido a un sesgo de escalada de compromiso.
Ya sabes, para tu siguiente expedición, entiende tu punto de partida, define tu meta y cómo llegarás ahí; divide tu plan en pasos manejables, comienza a caminar, ve midiendo tu progreso versus el plan y la meta, y corrige según lo que vayas descubriendo durante la marcha.
Una última recomendación: ¡diviértete en el camino!